La présente politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») s’applique à Umencia Art Photo inc. (ci-après : « UMENCIA » ou « nous »).
La Politique s’applique aux Renseignements personnels (tels que définis ci-après) concernant les utilisateurs du site web : umencia.com (ci-après : le « Site web »). Elle précise la manière dont nous les gérons et protégeons dans les limites qui nous sont imposées par la loi.
La Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels concernant nos employés, et ceux concernant nos sous-traitants, tels que définis à l’article 6 de la présente politique.
Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur:
• La nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons;
• La portée de votre consentement;
• Les mesures de sécurité et de gouvernance visant à les protéger que nous respectons;
• Les finalités de leur utilisation;
• La manière dont nous les communiquons et conservons;
• Vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer
Par « Renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous. Cette collecte se limite, dans la majorité des cas, aux Renseignements personnels suivants :
- Nom de famille, Prénom;
- Adresse courriel; adresse postale, no de téléphone \mobile;
- Informations bancaires, le cas échéant;
- Ainsi que les témoins de connexion (voir l’article Témoins de connexion (Cookies) de la présente politique pour plus de détails).
Il est possible que nous puissions recueillir des Renseignements personnels lors de vos échanges courriel, téléphoniques ou en personne avec nous.
Nous pourrions aussi recueillir les Renseignements personnels directement sur le Site web, soit automatiquement via des cookies, soit via un formulaire d’inscription disponible en ligne.
Ces formulaires sont notamment utilisés à l’occasion des concours que nous organisons. En premier lieu, veuillez noter que les participants à de tels concours pourraient être dans l’obligation d’attester de leur prise de connaissance de la présente Politique et de signer un formulaire de consentement express. En second lieu, nous tenons aussi à vous aviser que les informations liées au paiement lors de ces concours pourraient être traitées par des prestataires de paiement tiers.
Ainsi, il est important que vous preniez connaissance des règlements de chaque concours et des politiques de confidentialité des services de paiement qui sont disponibles aux liens suivants :
• Règlement du concours
• Politique de confidentialité Paypal
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.
En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite et manifesté de manière expresse (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple). Dès lors que des Renseignements personnels sont sensibles, UMENCIA s’assurera que votre consentement est manifesté de manière expresse.
EN UTILISANT LE SITE WEB, VOUS CONSENTEZ À CE QUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SOIENT COLLECTÉS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET CONSERVÉS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE. VEUILLEZ DONC LA LIRE ATTENTIVEMENT.
Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site web pourraient ne plus vous être accessibles ou bien nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.
La sécurité de l’information est une priorité pour nous. Nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Nous utilisons les Renseignements personnels des utilisateurs du Site web uniquement aux fins suivantes :
- fournir le Site Web et assurer son fonctionnement optimal;
- obtenir des statistiques sur l’utilisation du Site web.
- identifier un utilisateur du Site web et assurer l’authenticité de cette identification;
- vous transmettre de l’information et des offres promotionnelles le cas échéant;
Nous n’utilisons les Renseignements personnels qu’aux fins exprimées ci-haut sauf lorsque nous sommes autorisés par la loi, dans des cas très limités, à le faire sans votre consentement.
· À qui ?
Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à des tiers dans des circonstances précises autorisées par la loi. Dans le tableau ci-après, nous résumons ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger les Renseignements personnels.
| Destinataire | Finalité | Mesures |
| Aux sous-traitants et mandataires (« Sous-traitants ».
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Nous signons des contrats avec des sous-traitants et mandataires afin de vous fournir un service et/ou améliorer les services existants. | Un contrat obligera les sous-traitants à :
· N’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la prestation du service; · S’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; · Mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; · Nous permettre d’auditer ces mesures; · Nous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; · Détruire les Renseignements personnels à la fin d’un contrat.
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| À une autre partie lors d’une transaction commerciale.
Une telle transaction se définit comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs, une modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou une sûreté prise pour garantir une de nos obligations (ci-après : la «Transaction commerciale »).
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Conclure une Transaction commerciale. | Un contrat obligera l’autre partie à :
· N’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la conclusion de la Transaction commerciale; · Mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; · S’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; · Nous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; · Détruire les Renseignements personnels si la Transaction n’est pas conclue ou que ceux-ci ne sont plus nécessaires à sa conclusion. |
| Aux autorités légitimes.
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Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.
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Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels.
En général, nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante. |
| À nos avocats ou procureurs.
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Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels. | Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.
|
· Où ?
Nous ne communiquons pas vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Si nous sommes amenés à le faire de manière exceptionnelle, nous effectuerons préalablement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tiendra compte :
- De la sensibilité des Renseignements personnels;
- De la finalité de leur utilisation;
- Des mesures de protection dont ils bénéficieront; et
- Du régime juridique applicable dans l’État où ces Renseignements personnels seront communiqués.
Nous n’allons procéder à cette communication que si cette évaluation démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus. De plus, cette communication devra faire l’objet d’un contrat écrit qui tient compte de l’ensemble des conclusions de l’évaluation.
Nous conservons les Renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque des exigences légales ou des intérêts contractuels reconnus par la loi nous obligent à les conserver pour une plus longue période. Nous nous réservons le droit d’établir de temps à autre des politiques de destruction des Renseignements personnels. Sur demande, nous pouvons vous informer de la durée de conservation de vos Renseignements personnels.
Pour les utilisateurs du Site web, vous avez les droits suivants :
- Le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction. Cette politique vise à atteindre cet objectif;
- Le droit d’accéder à vos Renseignements personnels et d’obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons;
- Dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement à ces opérations moyennant la transmission d’un préavis raisonnable expédié à l’adresse de courriel fournie à la fin de la présente Politique;
- Le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets;
- Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels lorsqu’ils sont périmés ou lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillies sont accomplies sous réserve de nos obligations légales;
- Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.
Vous pouvez exercer ces droits en expédiant un courriel à l’adresse courriel fournie à la fin de la présente Politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivants sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai.
Toute rectification ou suppression de Renseignements personnels sera communiquée aux tiers auxquels ces renseignements auront été communiqués.
Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.
Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
Votre utilisation du Site web nous permet de compiler automatiquement certains renseignements, soit des témoins de connexion, qui peuvent inclurent notamment:
- l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur;
- votre zone de géolocalisation;
- le système d’exploitation que vous utilisez;
- la langue de préférence;
- l’identité de votre fournisseur de services Internet;
- la date et l’heure auxquels vous avez accédé au Site web;
- le contenu visionné et téléchargé sur notre Site web ou le nombre de visites.
Si vous le désirez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des témoins ou pour qu’il les refuse. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré.
Ce faisant, votre usage de notre Site web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Préférences publicitaires et Initiative de publicité ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.
La présente section s’applique exclusivement aux Renseignements personnels concernant des résidents de l’EEE lorsque UMENCIA les recueille ou lorsque ces renseignements sont soumis d’une manière quelconque au RGPD (tels que défini ci-après). À l’égard de ces renseignements, la présente section a préséance sur les autres sections de la Politique qui visent le même sujet lorsqu’il existe une contradiction. Lorsqu’elle ne prévoit rien à l’égard d’un sujet, les dispositions de la Politique continuent de s’appliquer.
Aux fins de la présente section, les définitions suivantes s’appliquent :
- « Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Renseignements personnels ou des ensembles de Renseignements personnels, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
- « RGPD» : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), [2016] JO, L 119.
Aux fins de la présente section, un Renseignement personnel est équivalent à une Donnée à caractère personnel au sens du RGPD.
Si votre consentement est fourni dans une déclaration écrite qui traite d’autres sujets, UMENCIA s’assurera que la demande de consentement visant le traitement de renseignements personnels est clairement distincte. Par ailleurs, UMENCIA devra obtenir votre consentement explicite pour procéder au traitement de Renseignements personnels relatifs à l’origine ethnique, à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l’appartenance à un syndicat ainsi qu’aux renseignements de santé ou aux renseignements génétiques ou biométriques.
Tel que précédemment mentionné, UMENCIA ne conservera pas des renseignements personnels plus longtemps que cela est nécessaire pour mettre en œuvre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Par ailleurs, UMENCIA prendra les mesures raisonnables pour faire connaître à l’avance la période pendant laquelle ces renseignements personnels pourront être conservés ou les critères permettant de déterminer cette période.
UMENCIA ne partagera des Renseignements personnels avec des agents, mandataires, consultants, entreprises de traitement de données ou fournisseurs de services externes que lorsque ceux-ci respectent le contenu obligatoire des contrats avec les sous-traitants tel que décliné à l’article 6 des présentes. De plus, lorsque des Renseignements personnels sont soumis à la présente section, UMENCIA verra à requérir une convention sur le Traitement des Renseignements personnels suivant les prescriptions du RGPD.
UMENCIA s’assure qu’elle est responsable de la protection des renseignements personnels et qu’elle est en mesure de démontrer son respect du RGPD lorsqu’elle procède au Traitement des Renseignements personnels. À cette fin, elle tient un registre des traitements, lorsque cela est requis et procède à la formation de ses employés en matière de protection des renseignements personnels.
Le Responsable de la protection des Renseignements personnels chez UMENCIA est Christine Giroux.
Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse suivante : info@umencia.com
UMENCIA se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre Site web et sera porté à votre attention lors de votre connexion. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Site web périodiquement.
La présente Politique de protection des Renseignements personnels a été modifiée pour la dernière fois le 29 mars 2023.